各研究生培养单位：
    目前我校研究生答辩工作已经全面开始，部分研究生已顺利地通过了论文答辩。为了方便各培养单位在研究生答辩结束后能够按时召开各学科学位评定分委员会，学位办公室对答辩管理系统进行了部分改动，希望各培养单位将所附的执行文件下载后覆盖原系统的执行文件（或下载完整的安装程序重新安装，答辩管理系统的安装程序请到研究生院主页的学位办管理系统网页中下载）。现对答辩管理系统的部分新增功能介绍如下：
　　一、在 “数据编辑”模块的“学院表决”一栏中，增加了学科学位评定分委员会表决统计票(在“选择打印类型”中进行选择打印)，请各培养单位在打印学位评定分委员会表决票时，同时打印出一份表决统计票，与表决票一起到学位办公室盖章。各学位评定分委员会（学科）在开会讨论研究生学位授予问题时，应统统一打印出完整的表决票。不同研究生培养单位需在一个学位评定分委员会（学科）讨论研究生学位授予问题时，相关单位应提前将答辩数据库汇总到学位评定分委员会（学科）所在学院，以便统一打印学位授予表决票。
　　二、各学位评定分委员会（学科）会议结束后，为方便各研究生培养单位校对答辩数据库的相关内容，在答辩管理系统中设置了出生年月日与身份证号的校对程序。各研究生培养单位在向学位办公室提交答辩数据库前，请认真校对，以保证后续学位证书打印的顺利进行。具体操作方法如下：
启动研究生答辩管理系统，点击“数据库维护”模块，在显示的页面中，数据库名称为GQS，密码为7630065。点击“确定”进入数据库维护页面，选择“数据校验”功能按钮，选择要检查的数据库后，程序将自动检查记录的出生日期与身份证号是否相符，并列表显示。各培养单位可将列表打印出来，到相应的数据库中修改出现错误的记录。
　　三、在答辩管理系统录入的记录，其籍贯填写的省市要用全称，不要使用简称。填写到市一级即可，不要过于详细（如可填写为“吉林省长春市”，具体的区县及所在街道或乡村就不要再填写了。但如填写为“吉林长春”也不合规范），否则在打印学位证书时易出现错误。请各培养单位在汇总数据后要认真检查，然后再提交到学位办公室。

　　　　　　　　　　　　　学位办公室
　　　　　　　　　　　　 2006年6月5日